Aviso de Prácticas de Privacidad

BORRADOR — aún no adoptado. Por favor no se base en este documento.

Este es un borrador preparado por el consultor de sitios web de Managed Mental Health, Intuitive Context Consulting, para que sea revisado por el propio abogado de Managed Mental Health. Intuitive Context Consulting no es un bufete de abogados y este borrador no constituye asesoría legal. No ha sido revisado, modificado ni adoptado por Managed Mental Health, y todavía no describe cómo Managed Mental Health maneja realmente su información de salud.

Nada en esta página crea ningún compromiso, y nada en esta página debe tomarse como base, hasta que un abogado lo haya completado y aprobado y Managed Mental Health lo haya adoptado formalmente. Si usted tiene una pregunta sobre sus derechos de privacidad en este momento, por favor llame a nuestra oficina de Hialeah al (786) 233-6721 o a nuestra oficina de Plantation al (954) 666-5942.

Sobre las secciones entre corchetes que aparecen más abajo

Cada vez que este borrador dice [PENDIENTE DE CONFIRMACIÓN POR EL ABOGADO], significa que un dato específico sobre cómo opera Managed Mental Health no ha sido confirmado, y se dejó en blanco deliberadamente en lugar de adivinarlo. Un Aviso de Prácticas de Privacidad consiste en gran medida en promesas sobre los procedimientos internos de la propia práctica. Inventar esas promesas sería peor que dejarlas visibles y sin responder.

A quién cubre este Aviso

Este Aviso describe las prácticas de privacidad de Managed Mental Health y se aplica a la información de salud protegida que creamos y conservamos sobre su atención en nuestras dos oficinas — Hialeah y Plantation — incluida la atención brindada por telesalud. "Información de salud protegida" significa información sobre usted, incluidos datos como su nombre e información de contacto, que se relaciona con su salud mental o física, con la atención que recibe, o con el pago de esa atención.

[PENDIENTE DE CONFIRMACIÓN POR EL ABOGADO: si Managed Mental Health es una sola entidad cubierta; si participa en un arreglo organizado de atención médica o en una entidad cubierta afiliada junto con otro proveedor; y si este Aviso pretende cubrir a todos los clínicos, contratistas, internos registrados, estudiantes y voluntarios en ambas ubicaciones.]

[PENDIENTE DE CONFIRMACIÓN POR EL ABOGADO: nuestro personal clínico incluye tanto consejeros de salud mental licenciados bajo el capítulo 491 como enfermeras registradas de práctica avanzada licenciadas bajo el capítulo 464. Los estatutos de confidencialidad de Florida no se aplican de forma idéntica a ambos grupos — la sección 491.0147 rige a los consejeros pero no alcanza a las APRN. El abogado debe decidir si este Aviso establece un solo estándar unificado o distingue según el tipo de clínico. IMPORTANTE: la lista real de licencias de la práctica debe provenir de la práctica, no de este sitio web. Las credenciales que aparecen en nuestra página de equipo son textos de presentación trasladados literalmente del sitio anterior por instrucción del cliente, y contienen al menos una inconsistencia interna conocida — el encabezado de una clínica y su propia biografía indican credenciales distintas, y dos integrantes del equipo son internos registrados que ejercen bajo supervisión y no licenciados independientes. Deducir la composición de licencias a partir de la página publicada produciría, por lo tanto, la respuesta equivocada precisamente para los clínicos cuyo estatus de supervisión más importa.]

Cómo podemos usar y compartir su información para atenderle

Para tratamiento. Podemos usar su información de salud para brindar, coordinar y manejar su atención, y compartirla con otras personas que participan en esa atención. Por ejemplo, un terapeuta de nuestra práctica puede conversar sobre su atención con un proveedor psiquiátrico de nuestra práctica que maneja sus medicamentos, o podemos compartir información con otro proveedor con quien usted nos haya pedido coordinar.

Para pago. Podemos usar y compartir su información de salud para facturar y cobrar el pago de su atención — por ejemplo, para confirmar su cobertura con su seguro médico, para obtener una autorización previa, o para presentar un reclamo.

Para operaciones de atención médica. Podemos usar y compartir su información de salud para administrar nuestra práctica — por ejemplo, para revisión de calidad, supervisión clínica y capacitación, licencias y credenciales, y administración del negocio.

[PENDIENTE DE CONFIRMACIÓN POR EL ABOGADO — IMPORTANTE: la ley de Florida puede ser más estricta que HIPAA en este punto, y esto afecta los dos párrafos anteriores. Los Estatutos de Florida, sección 456.057(7)(a) y (7)(c), permiten la divulgación sin autorización escrita únicamente al paciente, a su representante legal, a otros profesionales que lo tratan, y en seis excepciones enumeradas; el pago y las operaciones de atención médica no están entre ellas, y la lista de renuncias de la sección 491.0147 tampoco contiene una excepción de pago u operaciones. El único fundamento posible para las aseguradoras es la sección 456.057(7)(a)1 (una persona o corporación que "haya obtenido o proporcionado dicha atención o tratamiento con el consentimiento del paciente"), y si eso alcanza a las aseguradoras comerciales, a Medicare, a Medicaid, a las cámaras de compensación y a los asociados comerciales no queda resuelto en el texto del estatuto. Por eso muchas prácticas de Florida obtienen un consentimiento firmado en la primera cita en lugar de basarse únicamente en el permiso de tratamiento, pago y operaciones de HIPAA. El abogado debe decidir esto; determina el contenido de las dos secciones más extensas de este Aviso.]

[PENDIENTE DE CONFIRMACIÓN POR EL ABOGADO: si Managed Mental Health usa un sistema de expediente médico electrónico, y cuál; si participa en algún intercambio de información de salud o red estatal de datos de salud que haría visibles los expedientes a otros proveedores; y si los pacientes pueden optar por no participar. También cuáles proveedores actúan como asociados comerciales y han firmado acuerdos de asociado comercial, lo cual sigue siendo un punto pendiente del proyecto del sitio web de la práctica.]

[PENDIENTE DE CONFIRMACIÓN POR EL ABOGADO: cómo la práctica se comunica con los pacientes sobre citas y atención — mensaje de texto, correo electrónico, mensaje de voz en la casa o en el trabajo, o correo postal — y qué dejará y qué no dejará en un mensaje. Para una práctica de salud mental esta es una de las preguntas más importantes que hacen los pacientes, y merece una respuesta específica y no genérica.]

Si más de una persona recibe terapia en conjunto

Managed Mental Health ofrece terapia de pareja y familia. La ley de Florida agrega aquí una protección que la ley federal no contempla: cuando más de una persona de una familia recibe terapia, los expedientes y las comunicaciones de esa terapia solo pueden divulgarse si cada integrante de la familia da su consentimiento por escrito (Estatutos de Florida, sección 491.0147(1)(b)). Un solo participante no puede autorizar por su cuenta la divulgación del expediente compartido.

[PENDIENTE DE CONFIRMACIÓN POR EL ABOGADO: cómo implementa esto la práctica — si los expedientes de pareja y familia se mantienen separados de los expedientes individuales, cómo se obtiene una autorización cuando un participante se niega o no está localizable, y cómo responde la práctica cuando un participante solicita después el expediente para usarlo en un caso de divorcio o custodia.]

Notas de psicoterapia

Las notas de psicoterapia son las notas privadas del clínico sobre una sesión de consejería, que se mantienen separadas del resto de su expediente. La ley federal les da protección adicional: salvo excepciones limitadas, no podemos usar ni compartir las notas de psicoterapia sin su autorización específica por escrito — ni siquiera para la mayoría de los fines de pago o de operaciones de atención médica (45 CFR 164.520(b)(1)(ii)(E)).

[PENDIENTE DE CONFIRMACIÓN POR EL ABOGADO: si los clínicos de Managed Mental Health realmente mantienen notas de psicoterapia como un expediente separado de las notas de evolución del expediente principal. Conforme a 45 CFR 164.501, solo constituyen una categoría legal distinta si se mantienen por separado, así que si las notas de proceso están dentro del expediente principal no existen notas de psicoterapia protegidas y esta sección prometería una protección que el flujo de trabajo no ofrece. Tenga en cuenta además que 45 CFR 164.508(a)(2)(i)(B) permite el uso de notas de psicoterapia sin autorización en los programas de capacitación de la propia práctica, donde estudiantes, aprendices o profesionales aprenden bajo supervisión — algo directamente pertinente porque el equipo publicado de la práctica incluye a una interna registrada de trabajo social clínico y a consejeras de nivel de maestría. Si la supervisión utiliza estas notas, esta sección debe decirlo.]

Niños y adolescentes

En la mayoría de los casos, un padre, madre o tutor legal controla la información de salud de un menor de 18 años y puede ver y solicitar los expedientes de ese menor. La ley de Florida crea excepciones importantes.

Conforme a los Estatutos de Florida, sección 394.4784, un menor de 13 años o más puede consentir por su cuenta a servicios ambulatorios de diagnóstico y evaluación, y a intervención en crisis o terapia verbal, hasta un máximo de dos visitas en cualquier período de una semana antes de que se requiera el consentimiento de un padre, madre o tutor para continuar los servicios. Ese estatuto expresamente no se extiende a medicamentos ni a otros tratamientos somáticos. En términos prácticos, las reglas de consentimiento pueden ser distintas entre nuestros servicios de terapia y nuestros servicios de psiquiatría y manejo de medicamentos para el mismo adolescente.

Por separado, si no se puede localizar a un padre, madre o tutor después de un intento razonable, la ley de Florida permite que ciertos otros adultos — un padrastro o madrastra, un abuelo o abuela, o un hermano o hermana adulto, en un orden de prioridad establecido — consientan a la atención de un menor, pero expresamente no a los medicamentos psicotrópicos (Estatutos de Florida, sección 743.0645). El padre, madre o tutor tiene derecho a inspeccionar los expedientes de la atención brindada de esa manera.

[PENDIENTE DE CONFIRMACIÓN POR EL ABOGADO: cómo maneja Managed Mental Health los expedientes de menores en la práctica — quién puede acceder a los expedientes de servicios a los que el menor consintió por su cuenta; cómo se documentan y se separan esas visitas en el expediente; si un padre, madre o tutor que después consiente a la continuación del tratamiento puede ver las visitas anteriores autoconsentidas (ningún estatuto de Florida responde esto, lo que conforme a 45 CFR 164.502(g)(3)(ii)(C) lo convierte en una decisión de criterio profesional del clínico licenciado); cómo se manejan las solicitudes de un padre o madre sin custodia; y cómo responde la práctica cuando un padre o madre pide expedientes que el adolescente no quiere divulgar. Esta es el área más delicada de este borrador desde el punto de vista operativo y no debe responderse de forma genérica.]

[PENDIENTE DE CONFIRMACIÓN POR EL ABOGADO: la mecánica de facturación de los servicios autoconsentidos por un menor. Los Estatutos de Florida, sección 394.4784(3), establecen que los padres no son responsables del pago a menos que participen, y en el contexto estrechamente relacionado de la sección 384.30(2) la Legislatura trató el envío de una factura al padre o madre como una divulgación indirecta no permitida. El abogado debe decidir cómo se facturan estas visitas para que la facturación no anule la confidencialidad que el estatuto otorga.]

Expedientes de tratamiento por trastorno por consumo de sustancias

Los expedientes de tratamiento por trastorno por consumo de sustancias que provienen de un programa cubierto por la regulación federal 42 CFR Parte 2 tienen una protección adicional específica: esos expedientes, y el testimonio que repita lo que dicen, no pueden usarse ni divulgarse en un procedimiento civil, penal, administrativo o legislativo en su contra a menos que usted dé su consentimiento por escrito o que un tribunal emita una orden después de que usted haya tenido aviso y la oportunidad de ser escuchado (45 CFR 164.520(b)(1)(iii)(D)).

[PENDIENTE DE CONFIRMACIÓN POR EL ABOGADO: si la regulación 42 CFR Parte 2 se aplica a Managed Mental Health. Nuestra lectura es que probablemente no — la condición de programa bajo la Parte 2 requiere tanto asistencia federal como que la práctica se presente ante el público como proveedora de diagnóstico, tratamiento o referencia por consumo de sustancias (42 CFR 2.12). La práctica ya cumple el elemento de asistencia federal porque participa en Medicare, así que lo único que la mantiene fuera de la Parte 2 es que no anuncia ni brinda servicios por consumo de sustancias. Eso cambiaría de inmediato si algún clínico comenzara a brindar consejería por consumo de sustancias o tratamiento asistido con medicamentos. El abogado debe confirmar la respuesta actual y dejar constancia de que es frágil.]

[PENDIENTE DE CONFIRMACIÓN POR EL ABOGADO: por separado, si la práctica alguna vez recibe expedientes de tratamiento por consumo de sustancias provenientes de un programa de la Parte 2 — por ejemplo, en un paquete de referencia o en una solicitud de expedientes. Si es así, la protección descrita arriba se aplica a esos expedientes recibidos y esta sección debe permanecer en el Aviso final sin importar cuál sea la condición de la propia práctica bajo la Parte 2.]

Usos y divulgaciones que siempre requieren su permiso por escrito

Fuera de las situaciones descritas arriba, no usaremos ni compartiremos su información de salud sin su autorización por escrito. En particular, se requiere su autorización por escrito antes de que podamos usar o compartir su información con fines de mercadeo o solicitación, antes de que podamos vender su información y, salvo excepciones limitadas, antes de que podamos compartir notas de psicoterapia. La ley de Florida es más amplia que la ley federal en cuanto al mercadeo: cualquier uso de la información del paciente para solicitar o promover la venta de bienes o servicios requiere una autorización específica por escrito (Estatutos de Florida, sección 456.057(7)(b)).

Si usted nos da una autorización por escrito, puede revocarla por escrito en cualquier momento. Revocarla detiene cualquier uso o divulgación futura bajo esa autorización; no puede deshacer algo que ya se hizo mientras la autorización estaba vigente.

[PENDIENTE DE CONFIRMACIÓN POR EL ABOGADO: el formulario de autorización de la práctica, a dónde envía el paciente una revocación, y quién la procesa.]

Límites para volver a compartir su información

La ley de Florida establece que un tercero que recibe información de su expediente médico tiene prohibido divulgarla nuevamente sin su consentimiento expreso por escrito (Estatutos de Florida, sección 456.057(11)). Se lo decimos porque muchos avisos de prácticas de privacidad dicen lo contrario — que una vez que la información sale de la práctica puede volver a compartirse y deja de estar protegida. En Florida esa afirmación general no es exacta.

[PENDIENTE DE CONFIRMACIÓN POR EL ABOGADO: cómo enunciar el concepto federal de redivulgación, si es que corresponde, sin contradecir los Estatutos de Florida, secciones 456.057(11) y 394.4615(1). Tenga en cuenta que la disposición federal que exigía una declaración sobre redivulgación, 45 CFR 164.520(b)(1)(ii)(H), fue una de las anuladas en el caso Purl v. HHS en junio de 2025, por lo que es posible que ya no exista un requisito federal que conciliar.]

Recaudación de fondos

[PENDIENTE DE CONFIRMACIÓN POR EL ABOGADO: si Managed Mental Health realiza algún tipo de recaudación de fondos. La ley federal exige una declaración por separado en este Aviso si la práctica tiene la intención de contactar a los pacientes para recaudar fondos, junto con una descripción clara del derecho a no participar (45 CFR 164.520(b)(1)(iii)(A)); una restricción adicional aplica a la recaudación de fondos que involucre expedientes de 42 CFR Parte 2 (sección 164.520(b)(1)(iii)(E)). No hemos afirmado una respuesta en ningún sentido. Si la práctica no recauda fondos, elimine esta sección en lugar de reemplazarla por una negación que no podemos verificar.]

Nuestras responsabilidades

La ley nos exige mantener la privacidad y la seguridad de su información de salud protegida, darle aviso de nuestros deberes legales y prácticas de privacidad respecto a esa información, y notificarle oportunamente si ocurre una violación de seguridad que pueda haber comprometido la privacidad o la seguridad de su información (45 CFR 164.520(b)(1)(v)).

Estamos obligados a cumplir los términos del Aviso que esté vigente. Podemos modificar este Aviso, y cualquier cambio se aplicará a toda la información de salud que conservamos, incluida la información creada o recibida antes del cambio. Si hacemos un cambio importante, publicaremos el Aviso revisado en esta página y pondremos copias a disposición en nuestras oficinas. [PENDIENTE DE CONFIRMACIÓN POR EL ABOGADO: si la práctica también enviará por correo o entregará en mano un Aviso revisado, y cómo se les informará a los pacientes que cambió.]

[PENDIENTE DE CONFIRMACIÓN POR EL ABOGADO: si conviene agregar una sección breve sobre qué ocurre con sus expedientes si la práctica cierra o si un clínico se va. Los Estatutos de Florida, sección 456.057(12), exigen que los dueños de expedientes publiquen un aviso o notifiquen a los pacientes por escrito al terminar, jubilarse o mudarse, y que ofrezcan a los pacientes una copia de su expediente. No es contenido obligatorio de este Aviso, pero los pacientes lo preguntan, y la práctica debe cumplirlo de todos modos. Pregunta abierta relacionada: si los contratos laborales de los clínicos designan a la práctica como "dueño de los expedientes" conforme a la sección 456.057(1) — si no lo hacen, los clínicos individuales son los dueños de los expedientes, lo que cambia quién tiene estos deberes.]

Cómo presentar una queja

Si usted cree que se violaron sus derechos de privacidad, puede presentar una queja ante nosotros usando la información de contacto que aparece más abajo, y también puede presentar una queja directamente ante la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos. No se le penalizará, y su atención no se verá afectada, por presentar una queja.

Puede comunicarse con la Oficina de Derechos Civiles en 200 Independence Avenue, S.W., Washington, D.C. 20201, por teléfono al (800) 368-1019 (TDD (800) 537-7697), por correo electrónico a [email protected], o en línea en ocrportal.hhs.gov.

[PENDIENTE DE CONFIRMACIÓN POR EL ABOGADO: el procedimiento de quejas de la propia práctica — quién recibe una queja, si debe presentarse por escrito, cómo se acusa recibo, y con qué rapidez responde la práctica.]

A quién contactar con preguntas

[PENDIENTE DE CONFIRMACIÓN POR EL ABOGADO: la ley federal exige que este Aviso identifique un contacto específico — el nombre o cargo de la persona u oficina responsable de atender las preguntas de privacidad, y un número de teléfono (45 CFR 164.520(b)(1)(vii)). Managed Mental Health debe designar un Oficial de Privacidad, y el nombre o cargo de esa persona y su número de teléfono directo deben aparecer aquí. Este es un elemento obligatorio y no puede publicarse en blanco.]

Hasta que se haga esa designación, las preguntas generales pueden dirigirse a nuestra oficina de Hialeah al (786) 233-6721, a nuestra oficina de Plantation al (954) 666-5942, o a [email protected].

Fecha de entrada en vigor

[PENDIENTE DE CONFIRMACIÓN POR EL ABOGADO: la fecha de entrada en vigor de este Aviso, que la ley federal exige y que no puede ser anterior a la fecha en que el Aviso se imprime o se publica (45 CFR 164.520(b)(1)(viii)). Se establecerá cuando el abogado apruebe la versión final y Managed Mental Health la adopte formalmente.]

[PENDIENTE DE CONFIRMACIÓN POR EL ABOGADO: las obligaciones de entrega que publicar esta página NO cumple. Como proveedor de tratamiento directo, Managed Mental Health debe entregar este Aviso a cada paciente a más tardar en la primera prestación de servicio y hacer un esfuerzo de buena fe para obtener un acuse de recibo por escrito, documentando tanto el esfuerzo como el motivo si no se obtiene (45 CFR 164.520(c)(2)(i)–(ii)). Debe mantener el Aviso disponible para llevar en cada oficina física y exhibirlo en un lugar claro y visible tanto en Hialeah como en Plantation (sección 164.520(c)(2)(iii)). Como la práctica ofrece telesalud, cuando la primera prestación de servicio sea electrónica el Aviso debe enviarse electrónicamente, de forma automática y simultánea, en respuesta a la primera solicitud de servicio del paciente — y el requisito del acuse de recibo sigue aplicando (sección 164.520(c)(3)(iii)). Las copias de los avisos entregados y los acuses de recibo o la documentación de buena fe deben conservarse durante seis años (secciones 164.520(e) y 164.530(j)). El abogado debe confirmar quién es responsable de cada uno de estos pasos.]

En una emergencia, no dependa de este sitio web

Este sitio web no es un servicio de crisis y no está supervisado las 24 horas. Si está atravesando una emergencia de salud mental, está en crisis, o está pensando en hacerse daño a sí mismo o a otra persona, llame o envíe un mensaje de texto al 988 (la Línea 988 de Prevención del Suicidio y Crisis, disponible en inglés y español las 24 horas — oprima 2 para español), llame al 911, o acuda a la sala de emergencias más cercana.

Por favor no envíe información médica a través de este sitio web

Este sitio web no es un canal seguro para información de salud protegida. Por favor no incluya información médica, síntomas, diagnósticos ni detalles de tratamiento en el formulario de contacto ni en ningún correo electrónico o mensaje enviado a través de este Sitio. Si tiene preguntas sobre sus derechos de privacidad o sus expedientes, por favor llame a nuestra oficina de Hialeah al (786) 233-6721 o a nuestra oficina de Plantation al (954) 666-5942, o escriba a [email protected].

Este Aviso es independiente de nuestros otros avisos

Este Aviso de Prácticas de Privacidad rige la información de salud protegida recopilada en el curso de su atención — cosas como los expedientes clínicos, diagnósticos e historial de tratamiento. Es independiente de nuestra Política de Privacidad, que explica qué información recopila este sitio web (por ejemplo, a través del formulario de contacto o el boletín por correo electrónico) y cómo se maneja esa información, e independiente también de nuestro Aviso de No Discriminación y Asistencia Lingüística, que explica sus derechos civiles y cómo obtener un intérprete gratuito.

[PENDIENTE DE CONFIRMACIÓN POR EL ABOGADO — REQUISITO ENTRE DOCUMENTOS, ahora abordado en parte: el 45 CFR § 92.11(c)(5) exige que el aviso de disponibilidad de servicios de asistencia lingüística y ayudas auxiliares de la Sección 1557 se incluya EN una lista específica de documentos dirigidos a los pacientes, y esa lista NOMBRA EXPRESAMENTE EL AVISO DE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD. Ese aviso ya está incorporado más arriba, en inglés y en los quince idiomas más hablados en la Florida por personas con dominio limitado del inglés, lo que atiende el § 92.11(c)(5)(ii) para este documento. El resto de la lista NO está atendido y queda fuera de lo que un sitio web puede resolver: formularios de solicitud y de admisión, formularios de consentimiento, formularios de queja, materiales de facturación y cobro, avisos de denegación o terminación, documentos de alta y manuales para pacientes. El abogado debe confirmar que el aviso incorporado es aceptable en esta forma y decidir cómo lo lleva cada documento restante. Tenga en cuenta que el plazo de cumplimiento del § 92.11 fue el 5 de julio de 2025 y ya venció.]